KI-Protokoll-Tools für die Schweiz im Vergleich (Oktober 2026): MINU-AI, Meeting Metrics, töggl, apexTranscribe, HeyEla, Otter.ai
Stand: 6. Oktober 2026 · Von Andreas Rupf, Raumplaner und Gründer von MINU-AI
Wer in der Schweiz Sitzungen per KI protokollieren will, findet 2026 ein knappes Dutzend Anbieter. Die Unterschiede liegen weniger in der Spracherkennung als im Ergebnis: Die einen liefern ein Transkript mit Zusammenfassung, die anderen ein Protokoll, das der Traktandenliste folgt. Dieser Vergleich ordnet acht Tools nach Ergebnis, Schweizerdeutsch, Datenstandort und Preis. Ich betreibe selbst eines davon (MINU-AI) und sage, wo die anderen besser passen.
Die acht Tools auf einen Blick
| Anbieter | Ergebnis | Schweizerdeutsch | Datenstandort | Einstiegspreis | Stärke |
|---|---|---|---|---|---|
| MINU-AI (Zürich) | Protokoll nach Traktandenliste, Beschlussnummern, Pendenzenliste | Ja | EU (Mistral, Paris; Hetzner, DE) | CHF 0 dauerhaft (60 Min./Mt.), Professional CHF 39 | Bausitzungen, Gemeinderat, Vorstände; alle Funktionen auch gratis |
| Meeting Metrics (St. Gallen) | Protokollentwurf aus Vorlage, Pendenzen | Ja | Schweiz | CHF 29/Mt. je Nutzer (30 Meetings), Pro CHF 49 | Schweizer Hosting, Sprechererkennung (Pro), Referenz Gemeinde Neckertal |
| töggl (recapp IT, Visp) | Transkript (Word, Untertitel) | Ja, mit SRF-Trainingsdaten | Schweiz | Credits, 10 gratis | Dialekterkennung, Interviews, Forschung |
| apexTranscribe (apex-ai.ch) | Protokoll als Word | Ja | EU | CHF 29 / 89 / 199 pro Mt., CHF 0.10/Min. | Windows-App nimmt Teams/Zoom ohne Bot auf |
| HeyEla | Protokoll, Aufgaben, Signatur | Ja | Schweiz (Nine) | auf Anfrage | Verwaltungsräte, mehrere Mandate, Dokumentenablage |
| Suisse Meets (Berikon) | Protokoll aus Vorlage (Dokument-Studio) | Ja | Schweiz | auf Anfrage | Bot-Aufnahme, Enterprise-Dashboard |
| CMI KI+ | Protokollentwurf direkt im CMI-Geschäftsverwaltungssystem | k. A. | Schweiz | nur für CMI-Kunden | Integration in GEVER und Sitzungsmanagement |
| Otter.ai (USA) | Transkript + Zusammenfassung | Nein | USA | USD 16.99/Mt. | Englischsprachige Online-Meetings |
Quellen: Websites der Anbieter, abgerufen am 6. Oktober 2026. Preise exkl. MwSt., ohne Gewähr. «k. A.» = auf der Website nicht angegeben.
Kriterium 1: Transkript oder Protokoll?
Das ist die wichtigste Frage, und sie wird in den meisten Vergleichen übergangen. Ein Transkript ist der Wortlaut der Sitzung, meist mit einer KI-Zusammenfassung. Das reicht für Interviews, Forschung oder interne Notizen. töggl und Otter.ai arbeiten so.
Ein Protokoll im Sinn einer Gemeinde, einer Bauleitung oder eines Vorstands ist etwas anderes: Es folgt der Traktandenliste, hält je Traktandum Diskussion, Beschluss und Pendenzen fest, nummeriert Beschlüsse und wird freigegeben. Hier unterscheiden sich MINU-AI, Meeting Metrics, apexTranscribe, HeyEla und Suisse Meets vor allem darin, wie streng das Raster ist. MINU-AI übernimmt Reihenfolge, Nummerierung und Wortlaut der vorgegebenen Traktanden, markiert nicht behandelte Punkte und sammelt Übriges unter «Varia». Meeting Metrics und Suisse Meets füllen eine Vorlage. CMI KI+ erzeugt den Entwurf direkt im Geschäftsverwaltungssystem, ist aber nur für CMI-Gemeinden zugänglich.
Kriterium 2: Schweizerdeutsch
Alle Schweizer Anbieter im Vergleich erkennen Dialekt; Otter.ai nicht. Die Qualität hängt in der Praxis weniger vom Modell ab als von der Aufnahme: ein Tischmikrofon in der Raummitte schlägt jedes Laptop-Mikrofon. töggl verweist auf Trainingsmaterial von SRF und ist bei reinem Dialekt-Transkript stark. Für Protokolle entscheidend ist, ob Namen und Fachbegriffe richtig geschrieben werden: MINU-AI, Meeting Metrics und apexTranscribe erlauben dafür Wortlisten.
Kriterium 3: Wo liegen die Daten?
Meeting Metrics, töggl, HeyEla, Suisse Meets und CMI verarbeiten in der Schweiz. MINU-AI und apexTranscribe verarbeiten in der EU; bei MINU-AI laufen Transkription (Mistral Voxtral) und Protokollerstellung (Mistral AI) in Paris, das System bei Hetzner in Deutschland, die Audiodatei wird nach der Verarbeitung gelöscht. Otter.ai speichert in den USA. Für die meisten Schweizer Gemeinden und Büros sind Schweiz und EU beide vertretbar; wer «nur Schweiz» als Vorgabe hat, wählt Meeting Metrics, töggl, HeyEla oder Suisse Meets. Wer die Verarbeitung ausserhalb der USA braucht, aber mit EU leben kann, hat die grössere Auswahl.
Kriterium 4: Preis und Einstieg
Der Einstieg ist bei MINU-AI am tiefsten: 60 Minuten pro Monat dauerhaft gratis, mit allen Funktionen. Das reicht für eine Vorstandssitzung im Monat. Meeting Metrics und apexTranscribe starten bei CHF 29 pro Monat, HeyEla und Suisse Meets nennen keine Preise. Für ein Büro mit mehreren Personen kostet MINU-AI CHF 129 pro Monat für fünf Konten und 2'500 Minuten; bei Meeting Metrics wird je Nutzer gerechnet.
Welches Tool für wen?
- Bausitzungen, Planungs- und Architekturbüros: MINU-AI, weil Pendenzen mit Verantwortung und Termin über mehrere Sitzungen geführt werden und das Protokoll der Traktandenliste folgt. apexTranscribe, wenn Sitzungen vor allem in Teams stattfinden.
- Gemeinderat, Kommissionen, Schulpflege: MINU-AI oder Meeting Metrics; CMI KI+, wenn die Gemeinde bereits CMI einsetzt. Beschlussnummern mit Anschluss an ein bestehendes Register und Freigabe-Workflow bietet MINU-AI.
- Verwaltungsräte und Stiftungen mit mehreren Mandaten: HeyEla, wegen Dokumentenablage und Signatur.
- Interviews, Forschung, reine Transkription: töggl.
- Englischsprachige Online-Meetings ohne Datenschutzvorgabe: Otter.ai.
Was dieser Vergleich nicht leistet
Ich habe die Konkurrenzprodukte nicht in einem Labortest gegeneinander laufen lassen; die Angaben stammen von den Anbieter-Websites. Preise und Funktionen ändern sich schnell. Wenn Sie einen Fehler finden, schreiben Sie mir an minutes-ai@spekt.ch, ich korrigiere den Artikel.
Am schnellsten entscheidet man mit einer echten Aufnahme: eine halbe Stunde Sitzung bei zwei Anbietern hochladen und die Protokolle nebeneinander legen. Bei MINU-AI geht das ohne Kreditkarte unter minu-ai.ch/register.