Keine Angst vor Technik! So einfach funktioniert MINU-AI

Du hast schon lange von KI-gestützten Protokollen gehört, traust dich aber nicht ran? Oder du denkst, dass MINU-AI zu kompliziert ist? Keine Sorge – MINU-AI ist designed für Anfänger. Dieser Workflow-Vergleich zeigt, wie effizient es ist, und dieses Tutorial beweist, dass es auch einfach ist.

Folge diesen 6 Schritten und erstelle dein erstes Protokoll – in unter 5 Minuten!

Schritt 1: MINU-AI öffnen & anmelden (1 Min.)

Was du brauchst:

• Ein Internet-Browser (Chrome, Safari, Firefox, Edge)
• Ein Mikrofon (optional – du kannst auch eine Datei hochladen)

So funktioniert's:

1a) MINU-AI öffnen
Gehe zu https://minu-ai.ch und klicke auf "Kostenlos testen" oder "Login".

1b) Kostenlos registrieren
Gib deine E-Mail ein und wähle ein Passwort (oder nutze Google/Microsoft/LinkedIn zur schnellen Anmeldung).

1c) Bestätigung
Du erhältst eine Bestätigungs-Email. Klick auf den Link und fertig – du bist registriert!

1d) Dashboard öffnen
Nach dem Login siehst du das MINU-AI Dashboard: Dein Kontrollzentrum für alle Protokolle.

Schritt 2: Aufnahme starten (30 Sekunden)

Option A: Im Browser aufnehmen

Du hast ein Meeting und möchtest sofort aufnehmen?

1. Klick auf "Neues Meeting" im Dashboard
2. Wähle "Aufnahme starten"
3. Dein Browser fragt: "Zugriff auf Mikrofon?" → Zustimmen
4. Die Aufnahme läuft – MINU-AI zeigt eine Aufnahme-Anzeige mit Dauer
5. Während der Sitzung: Einfach zuhören, MINU-AI macht den Rest

Option B: Datei hochladen

Du hast schon eine Aufnahme (z. B. von Zoom, Teams oder deinem Handy)?

1. Klick auf "Datei hochladen"
2. Wähle die MP3-, WAV-, oder M4A-Datei
3. MINU-AI lädt die Datei hoch und zeigt eine Progress-Bar
4. Nach Upload: Weiter zu Schritt 3

Tipps für beste Aufnahmequalität:

• Ruhiger Raum (kein Verkehrslärm, kein Lüfter)
• Mikrofon ~20cm vom Mund weg
• Pegel nicht zu laut (rote Warnung vermeiden) und nicht zu leise
• Teste Aufnahme kurz (10 Sekunden), bevor du das echte Meeting startest

Schritt 3: Sprache & Format wählen (30 Sekunden)

Sprache

Wähle die Sprache deines Meetings:

• Deutsch (inkl. Schweizer Dialekte wie Zürichdeutsch, Berndeutsch)
• Englisch
• Französisch
• Italienisch

Protokoll-Typ

Wähle aus:

• Standard Protokoll (für Sitzungen, Meetings, Gremien)
• Interview (für 1:1 Gespräche, Journalismus, HR)

Optional: Traktanden eingeben

Wenn du vorher weißt, welche Themen besprochen werden, gib die Traktanden ein:

z. B. "1. Budget 2026", "2. Personalangelegenheiten", "3. Bauvorhaben"

Das hilft der KI, das Protokoll besser zu strukturieren. (Aber nicht nötig!)

Schritt 4: Warten & Verarbeitung (2–5 Min.)

Nach der Aufnahme (oder Upload) startet die KI-Verarbeitung:

• Transkription: OpenAI Whisper transkribiert deine Audioaufnahme (1–2 Min.)
• Strukturierung: Mistral AI erstellt automatisch Traktanden, Beschlüsse, Pendenzen (1–3 Min.)
• Generating... – MINU-AI zeigt eine Progress-Bar

In dieser Zeit kannst du dich zurücklehnen und einen Kaffee trinken. Die KI arbeitet im Hintergrund.

Was passiert da eigentlich?

Die KI:

• Hört jedes Wort
• Erkennt Sprecher und ihre Rollen
• Identifiziert Entscheidungen und Aufgaben
• Ordnet alles logisch in Traktanden
• Erstellt eine saubere Struktur mit Beschlüssen und Pendenzen

Schritt 5: Protokoll überprüfen & bearbeiten (1–2 Min.)

Das KI-Protokoll ist da!

Du siehst das automatisch generierte Protokoll. Meist ist es schon sehr gut – aber eine schnelle Kontrolle ist wichtig:

Was du überprüfst:

• Namen: Sind alle Personen-Namen korrekt geschrieben?
• Zahlen: Wurden Budget-Zahlen richtig erkannt?
• Traktanden: Sind alle Punkte erfasst?
• Beschlüsse: Sind die Entscheidungen klar formuliert?
• Pendenzen: Sind die Aufgaben mit Verantwortlichkeiten zugewiesen?

Kleine Edits machen:

Wenn du etwas ändern möchtest:

1. Klick auf den Text zum Bearbeiten
2. Tippe deine Korrektur
3. Save (automatisch)

Pro-Tipp: Bei längeren Meetings (>1 Stunde) musst du evtl. mehr Kontrolle investieren. Bei kurzen Meetings (30 Min.) ist oft gar keine Änderung nötig!

Schritt 6: Exportieren & Versand (30 Sekunden)

Download-Optionen

Sobald du zufrieden bist, expoliere das Protokoll:

• Word (.docx) – Bearbeitbar, Standard-Format
• PDF – Nicht bearbeitbar, archivierbar
• E-Mail – Protokoll direkt an Empfänger versenden

Word-Download

Klick auf "Download Word" → die .docx-Datei wird heruntergeladen. Du kannst sie danach noch bearbeiten (Logo, Fußzeile, Unterschriftszeilen).

Email versenden

Klick auf "Versenden" und gib die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Fertig – Protokoll ist verteilt!

Unterschriften-Seite drucken

Für offizielle Protokolle (z. B. Gemeinderatssitzungen) brauchst du manchmal Unterschriftsfelder. Nutze die Word-Version und füge eine Seite mit Unterschriftszeilen hinzu.

Total-Zeit von Upload bis Versand: ~5 Minuten!

Häufige Anfängerfehler (& wie du sie vermeidest)

Fehler #1: Schlechte Audioqualität

Problem: Das Mikrofon ist zu weit weg oder es gibt viel Hintergrundlärm. Lösung: Vor der Sitzung: Testaufnahme 10 Sek. machen und anhören. Mikrofon näher heran oder in ruhigeren Raum ziehen.

Fehler #2: Zu viele Sprecher ohne Identifikation

Problem: Die KI weiß nicht, wer spricht ("Person A" vs. Name). Lösung: Am Anfang: "Ich bin Max Müller, Projektleiter.". Nach Wechsel: "Jetzt spricht Sarah Klein."

Fehler #3: Vorlage nicht angepasst

Problem: Das Protokoll hat nicht dein Schul- oder Gemeinde-Logo. Lösung: Nutze die Word-Version und füge dein Logo in die Header-Zeile ein. Speichere es als deine Standard-Vorlage für nächste Mal.

Fehler #4: Protokoll sofort versendet (ohne Kontrolle)

Problem: Du findest später Fehler, die du übersehen hast. Lösung: Immer kurz durchlesen! 2 Min. Kontrolle spart später Peinlichkeit.

Fehler #5: Zu viel Zeit auf Nachbearbeitung verwenden

Problem: Du verbringst 1 Stunde damit, das KI-Protokoll zu perfektionieren. Lösung: 80/20-Regel: 20% Effor spart 80% der Zeit. Große Fehler fixen, aber nicht jedes Komma perfekt machen.

Tipps & Tricks für Fortgeschrittene

Tipp 1: Vorlagen speichern

Falls du regelmäßig ähnliche Meetings protokollierst (z. B. jede Woche Team-Standup), speichere eine angepasste Vorlage. So sparst du Zeit beim Formatieren.

Tipp 2: Batch-Processing

Du hast mehrere Aufnahmen hintereinander? Upload alle Dateien und starte die Verarbeitung parallel. MINU-AI bearbeitet sie gleichzeitig.

Tipp 3: Integration mit Zapier

Mit Zapier & Make kannst du Protokolle automatisieren: Sie werden automatisch versendet, in Notion hochgeladen, oder als Asana-Aufgabe erstellt. Hier ist der komplette Leitfaden für Integration.

Tipp 4: Mehrsprachige Meetings

Wenn dein Meeting Deutsch & Französisch gemischt ist, kann MINU-AI das erkennen und dual protokollieren.

Support & Hilfe

FAQ: Alle häufigen Fragen beantwortet

E-Mail Support: minutes-ai@spekt.ch (Antwort in 24h)

Schritt-für-Schritt Walkthrough: Schau dir die detaillierte Live-Demo an mit Screenshots und Erklärungen

Fazit: Du bist bereit!

Glückwunsch – du weißt jetzt, wie MINU-AI funktioniert. Kein Hexenwerk, kein Technik-Stress. Einfach:

1. Registrieren (30 Sek.)
2. Aufnehmen (während Meeting)
3. KI macht das Protokoll (5 Min.)
4. Schnell kontrollieren (2 Min.)
5. Versenden (30 Sek.)

Insgesamt: Dein erstes Protokoll in weniger als 5 Minuten aktiver Zeit!

Jetzt starten: Registriere dich kostenlos und erstelle dein erstes Protokoll. 60 Minuten Transkription gratis – keine Kreditkarte nötig.